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CRM et prospection B2B : quelles données importer pour garder une base propre ?
🗂️ En bref
Une base CRM propre repose sur quelques champs bien définis, des formats cohérents et une règle claire de mise à jour. Ajouter davantage de colonnes n’est utile que si elles soutiennent une action commerciale.
Le CRM devient rapidement le centre de la prospection : comptes, contacts, appels, e-mails, opportunités et relances s’y accumulent. Mais sans structure, il peut aussi devenir une base difficile à segmenter et pleine de doublons.
1. Séparer les données entreprise et les données contact
Le nom de l’entreprise, son domaine, son secteur, sa ville et sa taille décrivent le compte. Le prénom, le nom, la fonction, l’e-mail et le mobile décrivent une personne. Cette séparation facilite les mises à jour et évite de dupliquer les informations du compte pour chaque interlocuteur.
2. Utiliser le domaine web comme repère
Le domaine de l’entreprise est particulièrement utile pour rapprocher plusieurs contacts du même compte. Il complète la raison sociale, qui peut varier selon les sources ou les marques commerciales.
3. Conserver la fonction exacte du décideur
Une colonne générique « décideur » ne suffit pas. La fonction précise aide à segmenter les campagnes et à vérifier si l’interlocuteur reste pertinent lorsque l’organisation évolue.
4. Distinguer les types de coordonnées
Ne mélangez pas e-mail nominatif, e-mail générique, standard et mobile direct. Créez des champs distincts pour éviter qu’un commercial considère un numéro d’accueil comme le mobile du décideur.
5. Ajouter une date de vérification
Les données B2B vieillissent. Une date de dernière vérification permet de repérer les informations à revalider avant une nouvelle campagne.
6. Ajouter la source lorsque c’est utile
Une URL de source ou une référence facilite les contrôles futurs, notamment pour la fonction, le site, les signaux d’intérêt et les coordonnées professionnelles.
7. Enregistrer le segment et l’ICP
Deux champs simples peuvent transformer l’exploitation du CRM : segment commercial et niveau d’adéquation avec l’ICP. Ils permettent d’envoyer des campagnes plus homogènes et de mesurer quels profils répondent le mieux.
8. Conserver les signaux d’intérêt séparément
Un signal doit idéalement contenir sa nature et sa date : recrutement, expansion, lancement d’offre, changement de direction, etc. Cela évite de conserver indéfiniment un contexte devenu obsolète.
9. Standardiser les statuts de prospection
Utilisez une liste courte et stable : à contacter, contacté, réponse, relance, rendez-vous, opportunité, exclu. Des statuts saisis librement deviennent rapidement impossibles à analyser.
10. Prévoir les exclusions
Les oppositions, comptes à ne pas contacter, clients actifs ou doublons potentiels doivent être clairement identifiables. L’objectif est d’éviter qu’une importation future réactive un contact qui ne doit plus être sollicité.
Colonnes utiles avant un import CRM
- entreprise, domaine, secteur, ville et taille ;
- prénom, nom et fonction ;
- e-mail professionnel nominatif ;
- mobile direct du décideur lorsqu’il est disponible ;
- segment, priorité et signal d’intérêt ;
- source et date de vérification ;
- statut et prochaine action.
Contrôler avant d’importer
Avant chaque import, vérifiez les doublons, uniformisez les noms de colonnes, contrôlez les formats de téléphone et d’e-mail, et décidez quel champ doit être utilisé comme identifiant de rapprochement.
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