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Fichier de prospection B2B Excel ou CSV : comment préparer un import CRM propre ?
📁 En bref
Un fichier facile à importer ne se résume pas au bon format. Les noms de colonnes, les identifiants, les téléphones, les valeurs vides et les doublons doivent être préparés avant l’entrée dans le CRM.
Excel est pratique pour lire et contrôler les données. CSV est souvent privilégié pour les imports et les échanges entre outils. Dans les deux cas, une structure mal préparée peut créer des erreurs, des champs écrasés ou des doublons.
Excel ou CSV : quelle différence pour la prospection ?
Un fichier Excel peut contenir plusieurs onglets, des formats de cellule et des contrôles visuels. Un CSV est un format tabulaire plus simple : une ligne par enregistrement, des colonnes séparées par un délimiteur. Pour un import CRM, la simplicité du CSV est souvent un avantage.
1. Définir une ligne = une entité claire
Décidez si chaque ligne représente une entreprise, un établissement ou un contact. Mélanger ces niveaux crée rapidement des duplications et complique les mises à jour.
2. Utiliser des noms de colonnes explicites
Préférez « Email professionnel nominatif » à « Email 1 », et « Mobile direct décideur » à « Téléphone ». Un nom précis réduit les erreurs de mapping lors de l’import.
3. Ne pas regrouper plusieurs valeurs dans une cellule
Évitez de mettre deux e-mails ou trois numéros séparés par des virgules dans le même champ. Les CRM exploitent mieux une donnée structurée et unique par colonne.
4. Normaliser les téléphones
Choisissez une convention stable, par exemple +33 6… pour les mobiles français, et appliquez-la à tout le fichier. Cela améliore les rapprochements et la détection des doublons.
5. Uniformiser les domaines et URL
Conservez idéalement un domaine normalisé, sans chemins inutiles. Le domaine peut servir de clé de rapprochement entre comptes et contacts.
6. Préserver les identifiants légaux en texte
Les identifiants comme SIREN ou SIRET ne doivent pas être transformés automatiquement par le tableur. Un format texte évite les modifications involontaires.
7. Gérer correctement les cellules vides
Une cellule vide est préférable à une valeur inventée. Les mentions « N/A », « aucun » ou « inconnu » peuvent être interprétées comme de vraies valeurs par certains outils.
8. Vérifier l’encodage du CSV
Si les accents ou caractères spéciaux sont mal affichés, l’encodage est probablement incorrect. UTF-8 constitue généralement le choix le plus sûr pour les échanges modernes.
9. Ajouter une colonne source et une date
Ces informations facilitent le contrôle et la mise à jour, notamment pour les décideurs, les coordonnées et les signaux d’intérêt.
10. Faire un import test
Avant de charger tout le fichier, importez quelques lignes. Vérifiez le mapping, les accents, les numéros, les associations entreprise/contact et les règles de doublons.
Checklist avant import
- une ligne correspond à une entité définie ;
- les colonnes ont des noms stables ;
- les téléphones et URL sont normalisés ;
- les e-mails sont dans leur propre colonne ;
- les identifiants légaux sont préservés ;
- les doublons sont contrôlés ;
- l’encodage du CSV est correct ;
- un import test a été réalisé.
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